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2019년 01월 31일 16시 30분 KST | 업데이트됨 2019년 02월 01일 09시 44분 KST

상사들이 알아야 할 생산적으로 회의하는 법 7

직장인이라면 누구나 회의에 지쳐본 적 있다

Nattanon Kanchak via Getty Images

대부분의 직장인들은 무의미하고 피곤한 회의에 시달린다. 회의 중 시계를 자꾸 쳐다보며 이 비참함이 끝나길 기도한 경험은 누구나 있을 것이다. Salary.com의 2012년 조사에 의하면 미국 직장인 중 47%는 직장에서의 시간 낭비 원인으로 “회의가 너무 많은 것”을 첫 번째로 꼽았다.

그러나 ‘회의 과학’ 연구자 스티븐 G. 로겔버그가 20년 간의 경험을 담아 낸 새 ‘회의의 놀라운 과학’(The Surprising Science of Meetings)은 연구, 기업 설문조사, 성공담 등을 모아 유용한 회의를 하는 법을 전한다.

 

1. 당신 자신이 그 회의의 문제일 수 있다는 자기인식을 가져라

당신 생각에 좋은 회의였어도, 모두 그렇게 생각하지는 않을 수 있다. 로겔버그는 회의 만족도와 참가도에 대한 자신의 연구를 지적하며, 회의를 주도한 사람들은 말을 가장 많이 했기 때문에 다른 사람들에 비해 훨씬 더 긍정적인 경험을 하는 게 보통이라고 설명한다.

“말을 많이 한 사람은 회의 경험이 좋았다고 생각할 가능성이 크다.”

 

 

이러한 편향에서 벗어나기 위해서는 자신이 짐작할 수 있는 이상을 보아야 하며, 참석자들에게 회의 구조에 대해 어떻게 생각하는지 직접 물어보아야 한다고 로겔버그는 권한다.

“회의가 잘 되고 있다고 짐작하지 말라. 당신의 회의에 정기적으로 참석하는 사람들에게 3분 정도 뭐가 잘 되고 있는지, 뭐가 별로인지, 내가 뭘 개선할 수 있을지를 물어라.”

참석자들의 행동을 보고, 그들이 입으로 소리내어 말하지 않는 것들을 살펴야 한다. “당신 아닌 다른 사람이 회의를 전적으로 주도하고 있다면 당신은 회의를 잘 이끌고 있지 못한 것이다.”

 

2. 회의가 정말 필요한지 자문하라

MicroStockHub via Getty Images

이메일로 해결할 수 있는 일로 1시간 동안 회의를 하는 걸 좋아하는 사람은 없다. 모두의 시간을 낭비하는 일이며, 시간은 희소자원이다. 베인&코의 연구에 의하면 중급 관리자들의 주간 회의 때문에 매년 1500만 달러를 손해보는 기업도 있었다. 이를 막기 위해 회의하는 이유를 잘 생각해 보라.

회의의 주목적이 정보 공유라면 다른 커뮤니케이션 툴을 활용하라.

물론 질문을 던지고 반응을 받아야 하는 등 정보를 구할 때는 회의가 유용하다고 한다.

 

3. 회의 시간을 1시간으로 정해두지 말라

 

 

1시간 동안의 회의라는 관습을 버려라. 로겔버그는 책에서 마이크로소프트 아웃룩과 같은 달력 소프트웨어가 처음 나왔을 때 회의 시간은 60분이 디폴트였다고 지적한다.

그러나 1시간보다 더 짧은 회의가 퍼포먼스 향상에 도움이 된다. 우리는 어느 정도 압박이 있을 때 업무 효율이 가장 좋기 때문이다. 이는 여키스-도슨의 법칙이라는 심리학 원칙에 따른 것이다. 회의를 보통 1시간 동안 해왔다면, 시간을 줄여보라. 직원들의 귀중한 시간을 최대한 아끼는 것이 좋다.

 

4. 원격으로 회의에 참석하는 직원들이 익명의 엑스트라가 되었다고 느끼지 않게 하라

기술 발전으로 다른 대륙에 있는 사람들과도 회의를 열 수 있게 되었다. 그러나 이에 따르는 문제들도 있다.

로겔버그는 멀리 있는 직원들과는 음성보다는 영상 회의를 하길 권한다. “사람들이 자신은 익명의 존재가 아니라는 걸 깨닫게 해야 한다.” 눈에 띄지 않게 뒤로 숨어들 수 있다는 기분이 들면 “단체로 일할 때 노력과 동기 부여를 줄이려는 인간의 성향”이 발동될 수 있다고 로겔버그는 에 썼다.

먼 곳에 있는 직원들이 현장에 있는 참가자들과 마찬가지로 회의의 일원이라는 느낌을 받게 하려면 회의를 주도하는 사람들은 참가자들에게 발언 전 이름과 소속을 밝히게 하여 그들의 기여가 기록되도록 해야 한다고 로겔버그는 말한다. 슬랙 등 메신저 서비스를 통한 발언으로도 기여도를 밝힐 수 있다.

“회의 주도자는 교통 정리 역할을 잘 수행해야 한다.”

 

5. 회의 규모를 작게 유지하라

 

 

회의에 꼭 참석해야 할 사람과 핵심이 아닌 사람들을 구분하여 회의 규모가 너무 커지는 것을 막아라. 인원수는 경우에 따라 달라질 수 있다.

로겔버그는 구글은 10명 이상의 회의를 피하라고 추천한다는 점을 지적한다. 아마존은 ‘피자 두 판 원칙’을 두고 있다. 피자 두 판을 나눠먹을 수 없는 규모의 회의는 피하라는 의미다.

“매직 넘버는 없다. 목표에 따라 달라지기 때문이다. 회의가 8명 이상 규모가 되면 아주 뛰어난 관리 능력이 필요해진다. 그런 능력을 지닌 사람은 드물다.”

참석하지 않은 사람들에게는 회의가 끝난 뒤 결과를 알려주라고 로겔버그는 말한다.

 

6. 브레인스토밍은 각자 하거나 조용히 하라

침묵을 활용해 보라. 조용히 각자의 아이디어를 적은 다음에 공유하도록 하는 것이다. 메타 분석 결과들에 의하면 버츄얼 브레인스토밍이 직접 대면하고 하는 브레인스토밍보다 창의성을 높일 수 있다고 한다. 아이디어를 적을 때는 누군가가 발언을 마칠 때까지 기다린다거나 당신의 아이디어가 다른 사람들의 아이디어보다 못하지 않을까 하는 두려움 없이 보다 자유롭게 표현할 수 있다.

“말로 브레인스토밍을 할 때는 동시에 말할 수 있는 사람들의 수가 제한된다.”

 

7. 끝낼 순간을 포착하라

“회의가 제대로 돌아가지 않는다면 끝내버려도 괜찮다. 주도자가 ‘이제 그만하자. 우리는 이것, 이것, 이것은 해결을 보았지 않는가.’라고 말해도 괜찮다.”

다음 회의를 더 효과적으로 계획할 수 있도록 실패를 받아들이고 잘 안 풀리는 회의를 중간에 끊는 것도 필요하다.

 

*허프포스트 미국판의 How To Improve Meetings, According To Science를 편집했습니다.

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