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2018년 11월 19일 15시 31분 KST | 업데이트됨 2018년 11월 19일 15시 31분 KST

수납의 기본은 1분야 1상자 넣기

[나는 오늘 책상을 정리하기로 했다]

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책상 정리법, 시간 사용법, 자료 정리법에서부터 생각 정리법, 소소한 스트레스 관리법까지. 일본 최고 정리 수납 전문가의 정리 노하우가 담긴 ‘나는 오늘 책상을 정리하기로 했다’. 이 책의 일부가 매주 월요일 오후에 업데이트된다.

정리 수납 어드바이저인 제가 늘 권하는 방법은 ‘1분야 1상자 수납법’입니다. 가정에서도 사무실에서도 마찬가지입니다. 같은 분야의 물건이나 동시에 사용하는 물건은 각각 상자나 서랍을 하나 마련하여 다른 물건과 섞이지 않도록 하는 방법입니다. 상자 1개에 1분야가 모여 있기 때문에 알기 쉽고, 물건을 찾기 쉬워요. 제자리에 갖다 놓을 때도 상자에 넣기만 하면 되니 정리가 편합니다. 가장 편리한 수납법이지요.

이 수납법은 일터에서도 아주 유용합니다. 사무실에는 폭이 좁은 서랍장이 있고 서랍마다 펜, 우표, 봉투, 전표 하는 식으로 이미 ‘1분야 1상자’를 실행하고 있는 경우가 많습니다. 누구든 어디에 무엇이 있는지 파악하기 쉽고, 물건을 꺼내기도, 제자리에 갖다 놓기도 편합니다.

개인 책상에서 추천하는 방법은 ‘1분야 1안건’으로 상자를 만드는 것입니다. 상자에 물건을 집어넣기만 하면 되니 서류 등을 철하는 것보다 훨씬 편합니다. 종이가 아니어도 함께 수납이 가능하고 상자 속이 조금 어지러워도 상관없습니다. 그 상자만 꺼내면 필요한 것이 전부 모여 있는 상태가 되므로 이게 없네, 저게 없네 하고 일일이 찾을 필요가 없어서 업무 처리가 빨라집니다.

분야를 나눠 정리 상자에 라벨 붙이기

정리하고 싶은 물건은 일단 전부 꺼내서 안건 하나마다, 또는 동시에 사용하는 것끼리 분류합니다. 전부 꺼내면 불필요한 물건이 눈에 띄기 마련이므로 쓸데없는 것을 처분하기도 좋습니다.

그룹이 생기고 파일박스에 들어가는 양이면 그것을 1분야로 정하고 라벨을 붙입니다. 라벨이 없으면 찾을 때 불편해서 단 몇 초라도 머리와 시간을 쓰게 되니 반드시 라벨을 붙이는 것이 중요합니다. 만일 파일박스 하나에 들어가지 않는 분량이면 그 그룹 안에서 다시 분야를 나눠 세분화하여 1분야를 정합니다.

이때 주의할 점은 상자에 여유가 있다고 해서 관계없는 다른 분야를 같은 상자 안에 넣지 말 것. 섞여 있으면 필요한 물건을 찾기 힘들어지고 생각이 분산됩니다. 다소 공간을 차지하더라도 1분야 1상자를 지킵니다.

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분야 나누기는 업무에 따라 다르다

저는 프로젝트마다 1상자를 만듭니다. 책 관련 업무라면 책마다 1상자, 상품 개발이라면 거래처마다 1상자, 하는 식입니다. 서류, 자료 서적, 아이디어 메모, 컬러 샘플 등 관련된 것은 뭐든 넣어둡니다. 잡지의 기획 한 꼭지에까지 1상자는 필요하지 않으므로 이때는 ‘진행 중’이라는 상자를 만들어서 1분야로 사용합니다.

업무에 따라 분야 나누기는 달라집니다. 전 직장에서는 봄, 여름, 가을, 겨울처럼 계절마다 상자를 만들었습니다. 영업 담당이라면 구역별이나 클라이언트별, 기간을 중심으로 일한다면 4분기로 나누어 분기마다 1상자를 만드는 방법도 있습니다.

어떤 안건에나 사용하는 자료와 도구가 있으면 그것을 1분야로 하여 1상자를 만드는 것도 한 가지 방법입니다.

A4용 파일박스가 최고…가득 차면 바로 정리

개인 책상에서 쓰기 좋은 것은 A4 크기 파일박스입니다. P.24에서 소개할 투명 A4 클리어파일은 세워서 수납할 수 있고, 모양이 제각각인 물건이라도 함께 수납하면 같은 모양으로 통일되어 책상 위나 선반이 가지런해집니다. 상자 하나만 꺼낼 때도 한손으로 들 수 있고, 상자가 제 힘으로 서 있어서 하나를 빼더라도 다른 상자가 쓰러지지 않아 좋습니다.

1분야의 상자가 가득 차면 상자를 더 만들지 말고 그 단계에서 정리하는 방법을 권합니다. ‘이 프로젝트가 끝날 때까지.’라며 물건이 넘쳐나는 채로 두면 필요한 물건을 찾는 시간이 오래 걸려서 점점 비효율적이 됩니다.

상자가 가득 차면 프로젝트 도중이라도 업무 중 기분 전환을 겸해서 오른쪽 페이지의 ‘상자 정리 4단계’에 따라 상자를 정리하는 습관을 들입니다.

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