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2015년 01월 06일 12시 14분 KST | 업데이트됨 2015년 01월 06일 12시 21분 KST

생산적인 사람들의 이메일 관리 습관 5가지

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핑! 이메일을 확인한다. 핑! 이메일을 또 확인한다. 핑. 확인. 핑. 확인. 핑. 확인. 컴퓨터 앞에 앉아 종일 일하는 당신이라면 아마 지금 이메일에 답장하고 있거나, 새 이메일이 왔는지 확인하고 있거나, 오지 않았다면 왜 오지 않는지 걱정하고 있을 것이다. “메일함 용량이 다 됐나?”하는 생각에 스팸메일을 뒤늦게 지우면서 또 15초마다 새로고침을 해 본다.

이렇게 이메일에 메여 살다가는 꼭 마쳐야 하는 다른 일들이 지연될 수도 있다. 게다가 한 연구결과는 이메일을 자주 검색하는 행위 자체가 스트레스로 이어진다고 경고한다. 스트레스를 줄이고 생산적인 사람으로 거듭나고자, 이메일을 엄청나게 많이 받는 5명에게 각자 이메일을 어떻게 관리하는지 물었다.

답장하는 시간을 따로 정해놓는다.

"나는 잠깐씩 자주 이메일을 확인하는 편이다. 혹시 아주 중요하거나 급한 내용이 있을 수도 있기 때문이다. 그러나 이메일 업무에만 집중하는 시간은 하루에 두 번 따로 배정해 둔다. 2회로 나누면 감당하기 수월해진다. 더 능률적으로 일할 수 있고 이 업무 저 업무 왔다 갔다 하는 일이 줄어든다.”

- 제이콥 뱅크. 컴퓨터 과학자이자 타임풀 달력 앱의 공동 창업자 겸 CEO.

중요한 이메일을 선별한다.

"중요한 이메일은 곧장 답장하며, 내용은 정확하고 긍정적으로 쓴다. 모든 이메일을 다 처리할 수 없다는 것을 알기 때문에 도움을 요청하는 이들과 또 내가 지향하는 것에 도움이 되는 이메일을 우선순위로 처리한다. 또 나는 느낌표도 자주 활용한다. 내용의 중요성을 강조하기 위한 도구다.”

- 타라 스타일스. 요가 선생, W 호텔 피트니스 파트너, '마음대로 다이어트'의 저자.

간단한 것만 이메일로 처리한다. (중요한 건 전화로!)

"간단한 내용은 이메일로 가능하지만 중요한 사항이나 진지하게 의논해야 하는 일에는 전화를 선호한다. 상대방의 목소리를 들으며 그 속에 내포된 의미를 헤아릴 수 있다. 이메일로는 오해가 생길 수도 있기 때문이다.”

- 바비 브라운. 메이크업 아티스트, 허핑턴포스트 헬스의 뷰티/라이프스타일 기고가

모든 이메일을 종류별로 구분한다.

"우체국에서 우편물 취급하는 식으로 이메일을 정리하는 것이 큰 도움이 된다는 것을 깨닫고 폴더를 만들었다. 엄마 폴더, 피트니스 폴더, 연예인 고객 폴더, 집 폴더, 여름휴가지 폴더, 의료 폴더, 아이들 폴더, 등. 이렇게 이메일을 구분해 놓으면 찾기-행동하기-지우기의 3단계 처리 방법을 적용하기 쉬워진다. 스팸메일은 그때그때 구독 끊기를 해야 한다. 엄청난 양의 스팸메일을 다 지우려면 시간이 보통 많이 소요되는 것이 아니다. 마지막으로, 답장을 해야하는 이메일들은 그 중에서 다시 우선순위를 매긴다. 당장 답장을 쓸 수 없다면 ‘답장하기’를 눌러 나온 창을 열어두고 잊지 않도록 한다. 하지만 대부분은 곧바로 답장한다는 나의 원칙을 지킨다.”

- 캐시 케일러. 연예인 트레이너이자 건겅한 식단을 연구하는 모임인 '선데이 셋업'의 창업자이자 저자.

머뭇거리지 않고 짧게라도 답장한다.

"이메일을 받자마자 답장하려고 노력한다. 그렇게 하지 않으면 이메일이 점점 아래로 밀려서 나중에 잊혀질 수 있다. 답장을 빨리 하되 필요 이상의 내용은 금지다. 간단명료하고 신속한 답장으로 나의 효율적인 면과 주도면밀한 모습을 인지시킨다. ‘감사합니다’ 또는 ‘잘 받았습니다’처럼 간단한 말만으로도 이메일을 잘 관리하고 있다는 느낌을 상대방에게 줄 수 있고 그런 나를 그들은 신뢰하게 된다."

- 로시니 라자팍사 박사. 뉴욕대학교 의대 부교수, 허핑턴포스트 헬스의 의료 기고가, 튤라 스킨케어 공동창업자.

*이 기사는 Huffingtonpost US의 5 Email Habits Of Highly Productive People를 번역, 편집한 것입니다.